в Управление

Почему эффективное производство не работает без регламентов

БесполезноНе очень как-тоСреднеПолезноОчень полезно (2 голосов, средняя оценка: 5,00 максимум из 5)

Рабинович нанял коммивояжера и дает поручение: «Поедете утренним поездом в Бердичев, как приедете, выпьете рюмочку коньяка «Мартель», соберёте у лавочников заказы на чулки и вернётесь вечерним поездом. Если что-то пойдёт не так, телеграфируйте». А утром приходит телеграмма:

«Во всем Бердичеве нет коньяка «Мартель». Что делать?»

Мораль: либо нанимайте людей, способных отличить важное от неважного, либо пишите толковые инструкции.

Отличный еврейский анекдот, который пришел ко мне в очень сложный период в бизнесе, так как признавать свои ошибки очень сложно. Но это надо делать. Заодно и статью напишу 🙂

Я когда провожу разборы бизнеса, мастер классы и т.д. особое внимание уделяю системности процессов внутри. Многие собственники понимают свои слабые места и закрывают их. А оказалось, что внутри моего бизнеса такая же огромная «черная дыра», которая засасывает энергию и деньги в себя.

Без регламентирования не будет результата

Я часто думал, что все участники бизнеса заинтересованы в конечном результате. В принципе, логично же: выше результат — выше прибыль — выше бонусы. Хотя, как мне на днях сказали, даже это неочевидно! Кто в этом виноват? Руководитель!

Я вот не люблю понятие должностная инструкция, т.к. это больше ориентация на процесс. Мне ближе термин регламент, который означает фокусировку на результате. Упростив это понятие до уровня начальной школы, я пришел к выводу, что

Регламент = четкие и понятные требования к результату отработки бизнес-процесса

В этом определении вообще не фигурирует человек, т.е. сотрудник. Соответственно, регламенту глубоко пофиг, кто находится внутри бизнес-процесса. Условный Иван или Петр.

Регламентируя каждый бизнес-процесс в своей компании мы шаг за шагом решаем целую кучу проблем в бизнесе:

  • Разное понимание задания сотрудниками
  • Затягивание сроков решения задач
  • Проблему с коммуникациями, т.к. человек заранее знает, какие требования будут выставлены к результату его труда
  • Увеличение себестоимости результатов труда
  • Незаменимость отдельных звеньев бизнес-процесса (например, сотрудник уволился, и на его место приходит другой)
  • Сокращение затрат на проверку полученных результатов

Регламенты — это сложно?

Пока я в самом начале пути. Очевидно, что руководитель сам детально регламенты не пропишет. Необходимо взаимодействовать с двумя сторонами процесса производства: непосредственно с сотрудником, работа которого регламентируется, и с сотрудником, который контролирует процесс. Тогда есть шанс быстрее подготовить достойный регламент, который будет работать. Тут скрыт ещё и психологический момент работы в команде, который снимать со счетов тоже нельзя.

С чего начать написание регламентов?

  1. Определить самое узкое место (которое съедает больше всего ресурсов)
  2. Разработать регламент 1.0 на этот процесс не вдаваясь глубоко в детали и частные случаи (обычно 20% вопросов отнимают 80% времени. Нам важно в первой итерации зарегламентировать именно эти 20% вопросов)
  3. Сделать его обязательным к исполнению (есть различные методы, как это сделать)
  4. Замерять результаты внедрения. Самое простое — спросить у сотрудника, легче ему стало работать или нет. Если легче, и много вопросов отпало, то мы на верном пути.
  5. Найти следующее самое узкое место и подготовить регламент на него.
  6. Через несколько циклов производства (если они длинные, если короткие, то через несколько десятков циклов) доработать регламент.

Регламент не пишется один раз на всю жизнь. Хорошая практика корректировать его каждые 10-20 циклов производства (или раз в полгода). Всегда появляются моменты, которые нужно добавить или отредактировать уже текущие.

Формат регламента

Мне нравится регламент в формате чек-листа. Это и понятно, и удобно, т.к. система оценки бинарна: да или нет. Потому что результат или есть, или его нет. 

В документе на неясные моменты можно сразу дать пояснения в виде ссылок на базу знаний бизнес-процессов компании (об этом я напишу отдельно, когда мы, наконец-то, доберемся формировать базу, а это будет очень скоро).

  • К регламенту очень легко привязывать систему бонусов и штрафов. Если выполнено более N% пунктов регламента, и работа сдана в срок, то можно выписать бонус. Если же есть перекос по какому-либо параметру (сроки или качество), то компания теряет деньги. Логично, что в этом случае возникает штраф.
  • Регламент нельзя обмануть. Как и любую бинарную систему с очевидным критерием. Либо сделано, либо нет.
  • С регламентом нельзя договориться. Опять же, из-за исключения человеческого фактора.

А как же человеческое отношение?

А его никто и не отменял! Регламент не усложняет, а упрощает работу, так как делает прозрачными абсолютно все правила игры. В итоге выигрывают все — компания получает больше прибыли, а сотрудник — большие бонусы за свою работу. Всё честно.

А как вы относитесь к регламентам? Расскажите в комментариях!

БесполезноНе очень как-тоСреднеПолезноОчень полезно (2 голосов, средняя оценка: 5,00 максимум из 5)

Хотите задать вопрос или заказать услугу? Пишите!

Ваше имя (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Суть вопроса

Сообщение

Гарантирован ответ в течение 1 часа в рабочее время!

Понравилась статья? Поделись ею с друзьями!

в Управление | 20 сентября 2017 | 18 Слов |

Оставить комментарий

Комментарии